بروکراسی
خلاصه مفهوم بروکراسی در کتاب( جهت ارائه به دانشجویان):
برگرفته شده از کتاب تئوری ها و فرایند مدیریت
نوشته جی.ای.گل ترجمه سهراب خلیلی شورینی
مفهوم بروکراسی:
الف - گاهی به معنای تشریفات زائد بکار میرود یعنی کاغذ بازی و مقررات اضافی
ب- گاهی به معنای دستگاه اداری است؛ یعنی همه ابزار و امکانات دولت مرکزی و محلی
ج – و گاهی نوعی خاصی از شکل سازمانی که دارای ویژگی های مشخصی چون سلسه مراتب اختیار و نظام مقرارت است.
مارکس وبر (1920-1864)
از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور بود و یک دانشگاهی و جامعه شناس
او می خواست بداند که چرا کارکنان سازمانی از افراد مافوق خود پیروی می کنند .
اولین نوشته او بنام " تئوری سازمان اجتماعی و اقتصادی " بود
تجزیه وتحلیل سازمان از نظر وبر
وبر سه نوع اختیار مشروع را شناسایی کرد:
1- -سنتی - که در آن پذیرش افراد واجد اختیار از سنت و رسم ناشی می شود
2- کاریزماتیک - که در آن پذیرش از وفاداری و اعتماد به حاکمان سرچشمه می گیرد .
3- عقلانی – قانونی ، که در آن پذیرش از مقام یا سمت دارنده اختیار که توسط مقررات و دستورالعمل های سازمان محدود و مشخص شده ناشی می شود.
ویژگی های بروکراسی از نظر وبر
- سازمان مداومی از وظایف مقید شده توسط مقرارت
- حوزه های مشخصی از مهارت ، یعنی تخصص ، اختیار تفویض شده و مقررات حاکم بر نحوه استفاده از آن
- تنظیم سلسله مراتبی از مقام ها یا شغل ها ، یعنی هر سطحی از شغل ها
- انتصاب در سمت ها برپایه مهارت فنی
- تفکیک اداره کننده گان از صاحبان سازمان
- مقام های اداری ، حقوق مربوط به خود دارند ، و صاحبان مقام ها دارای هیچ حقی نسبت به سمت مشخصی نیستند.
- مقرارت ، تصمیم ها و اقدامات به صورت کتبی تدوین وثبت می شوند.
مهمترین عوامل رشد سازمانهای بورکراتیک از نظر وبر
- اندازه ، زمانی که رشد سازمان آغاز می شود تخصصها افزایش می یابند و سطوح سازمانی نیز افزایش یافته و در نتیحه شغل های جدید ایجاد میشود و جذب نیرو از خارج از سازمان انجام می شود و بدنبال خود مهارت تازه ونگرشهای جدیدی از خارج سازمان را در پی خواهد داشت
- پیجیدگی ، هر چند که اندازه، پیجیدگی را بدنبال خود دارد عواملی چون تکنولوژی پیشرفته مدرن ضرورت ونیاز به مهارت ها ی تخصصی تر را می طلبد . حیطه نظارت کوچک می شود و کنترل کیفیت جنبه حیاتی پیدا میکند و رقابت نیز بوجود می آید
علاوه بر عوامل بالا باید به قوانین و مقررات دولت ها و جامعه بین المللی مانند بازار مشترک اروپا را نیز اضافه نمود.
بروکراسی پس از وبر
با توجه به این که وبر به ساختار رسمی ساز مان ها کمک کرده است با این وجود ضعف های عمده ای را بر آن وارد کردند از جمله:
الف- مقرراتی که عامل اصلی بالابردن کارآیی سازمان طراحی شده اند آنچنان اهمیت می یابند که هدف و مقصود نهایی فراموش می شود
ب- روابط بسیار خشک و غیر شخصی و کلیشه ای می شود.
ج- تصمیم گیری ها به مطلق گرایی گرایش می یابند و انتخابها از قبل پییش بینی شده و راه های دیگر ترغیب نمی شود.
د- رفتار انعطاف ناپذیر به روابط خریدار و مشتری و مدیریت و کارکنان صدمه می زند.
ه- استاندارد کردن و دستورالعمل های روزمره و تکراری ، هماهنگی و سازگاری با محیط را مشکل می کند.
و – اعمال " کنترل بر مبنای دانش " وبر ، متخصصانی را تربیت میکند که نظریات آنها با مدیران و سرپرستان عادی در تضاد می افتد.
آلوین گولدنر (Alvin Gouldner) جامعه شناس آمریکایی تئوری وبر را تکمیل کرد
به نظر او احساسات و افکار نیز بر موفقیت سازمان دخیل هستند و همچنین بر رفتار تکیه می کرد ولی وبر بر جنبه ها ی ساختاری سازمان و میزان عقلانی بودن آنها تاکید می کرد.
مقررات در هر سازمانی پاسخهای پیش بین شده و پیش بینی نشده ایجاد میکند.
یک شرکت کوچک تولید گج برای افزایش کارایی ، اقدام به جایگزینی روشهای غبر رسمی بجای روش های رسمی کار نمود که در نهایت راندمان کار کاهش یافت
آريالای گولدنر 3 الگو ارائه دادند :
1- بورکراسی کاذب ، تحمیل مقررات از طرف نیروی خارجی (دفتر مرکزی) تدوین مقررات از طرف خود کارکنان.
2- بورکراسی انتخابی ، عملا" از مقررات پیروی میشود ، زیرا مدیریت و کارکنان در باره ارزش آنها توافق کرده بوند.
3- بروکراسی متمرکز بر تنبیه ، تحمیل مقررات از طرف مدیر یا کارکنان صورت می گیرد.
تعریف بروکراسی از دیدگاه چارلز هندی در کتاب درک سازمانها
" ایشان بروکراسی را به عنوان "نقش های فرهنگی "(Role Cultures) بر مبنای منطق و خردگرایی تعریف میکند."
مفهوم بروکراسی
مقدمه:
کلمه "بروکراسی " ابتداء در قرن هیجدهم توسط اقتصادانان فرانسوی به نام "وینست دوگوزنی "
" مطرح شد. اما در سال 1910 جامعه شناس آلمانی ماکس وبر موضوع وبحث بروکراسی را عنوان و تشریح کرد.
بروکراسی از دو کلمه برو به معنی دفتر کارکنان سازمانهای دولتی و نیز میزتحریر اطلاق می شود. و کراسی که معنای یونانی دارد به مفهوم حکومت و اداره کردن است.
بوروکراسی بصورت یک نظام فوقالعاده موفقیت آمیز جهت سازماندهی موسسات اداری و خدماتی ارائه شده است و وبر با توجه به شرایط اقتصادی سیاسی و بی نظمی های اداری قرن بیستم و ظهور و شروع جنگ بین الملل اول (1918- 1914) به مطالعه
سا زمانهای دولتی در اروپاپرداخت ، وبه معرفی چهار چوبی برای اداره صحیح و اثر بخش سازمانها اقدام نمود. وی در این فکر بود که چگو.نه می توان به طراحی سازمانها پرداخت تا براساس ویژگیهای تعیین شده ، نقش مثبت و سازنده ای در جوامع داشته باشند.
بروکراسی در معنای متفاوت دیگری نیز بکار می رود از جمله:
1- بروکراسی به معنای سازمان معقول
2- بروکراسی به معنای عدم کارایی سازمان
3- بورکراسی به معنای حکومت به دست ماموران اداری
4- بروکراسی به معنای ادره عمومی
5- بروکراسی به معنای سازمان
6- بروکراسی به معنای جامعه نوین
مفهوم بروکراسی از نظر وبر
وبر معتقد است می تواند به سازمانها کمک کند. بروکراسی نوعی ساختار است. ماکس وبر با نفوذ ترین طرفدار نظریه "ساختار گرایان" توجهش به توزیع قدرت در بین مقامات سازمانی در ساختار بروکراتیک بود ، و این نکته نشان دهنده عامل رسمی در کار و نظریه اش است .
ماکس وبر که از لحاظ نگرش و جهت یابی نظریاتش عملا" در چارچوب کلاسیکها قرار می گیرد و معتقد بود که اثربخش و کاراترین سازمانها آنهایی هستند که دارای ساختار مبتنی بر سلسله مراتب هستند .دراین سازمانها ، کارکنان در انجام کارهایشان براساس یک سری مقرارت و دستورالعملها هدایت می شوند.
ویژگیهای کلی بروکراسی عبارت است :
تقسیم کار
وجود سلسله مراتب سازمانی تعریف شده
روابط غیر شخصی در انجام امور
انتصاب بر اساس شایستگی
برقراری نظام پیشرفت شغلی برای کارکنان
جدائی صاحبان سازمانها از ادره آنها
قدرت و جنبه مثبت بروکراسی در وجود استاندارد کردن
تهیه دستوالعمل ها
مقرارت و رویه ها
شرح وظایف مشاغل
وبر بر این اعتقاد بود که سازمانها زمانی کارایی شان بالا می رود که رفتار کارکنان قابل پیش بینی و کنترل باشد و بعلاوه اثر بکارگیری بروکراسی در رضایت شغلی کارکنان مشهود می شود زیرا می دانند که انتظار شغلی ار آنان چیست؟
مشخصات بروکراسی
ماکس وبر توضیح می دهد که سازمانهای جدید بر اساس این مشخصات ششگانه انجام وظیفه می کنند :
1- اصول ثابت وقلمرو قانونی که نظام بر اساس آنها در چارچوب قوانین و مفرارت اداری شکل می باید و می توان آن را در سه بخش ملاحظه کرد.
a. کارهای مشخصی که برای تحقق هدفهای سازمان انجام میشود و به عنوان وظایف اداری و به شکل پایداری بین افراد تقسیم شده است .
b. اعمال قدرت نیز تابع سلسله مراتب و قوانینی است که توسط افراد مسئول اجراء می شود
c. متدهای لازم به کار گرفته میشود تا برای اجرای مداوم و منظم فقط افرادی که دارای صلاحیت های لازم هستند به کار گرفته شوند.
2- اصول سلسله مراتب اداری و سطوح درجه بندی شده اعمال قدرت ، به مفهوم یک سیستم منسجم فرماندهی است که در آن سطوح پایین ادراه توسط سطوح بالا مطابق یک شکل منظم ، هدایت و رهبری می شوند.
3- مدیریت ادارات مدرن بر اساس مدارک نوشته شده ای قرار دارد که نسخه یا نمای اصلی آن نگهداری می شود. بنابراین تعدادی کارمندان اداری وجود دارند.
4- مدیران ادارات ، بخصوص مدیران تخصصی اداره ها ، در سازمانهای جدید به طور عمومی و خصوصی آموزش می بینند . این آموزش کارکنان ، در بخشهای خصوصی نیز همچون بخشهای دولتی رو به افزایش است.
5- هنگامی که اداره گسترش کامل پیدا می کند نیاز های اداری، بدون توجه به محدودیت زمان اجبار کار استفاده از تمام ظرفیت کاری اداره را طلب می کند.
6- مدیریت اداره ، قوانین عمومی را که کم وبیش پایدار و جامع می باشند و میتوان آنها را آموخت رعایت می کند . همچنین این مجموعه شامل آموزش تکنیکهایی است که باید کارمندان آن را فرا گیرند.
7- کسانی که بروکراسی را از نظر جامعه شناسی سلطه بررسی کرده اند ، آنرا نوعی از انواع مختلف ساختار های اداری می دانند ، و معتقدند که این ساختار های اداری به هر شکلی که باشند دارای اهمیت اجتماعی – سیاسی هستند . اما ماکس وبر ، بروکراسی را تنها یک دستگاه اداری دیگری نمی داند ،بلکه آنرا منطقی ترین فرم ساختارهای اداری دانسته و روی منطقی بودن و برتری تکنیکی آن نسبت به سایر ساختارهای اداری همواره تاکید میکند.
ویژگیهای مثبت بروکراسی
رابینز معتقد است که بروکراسی چنانچه نوع مطلوب آن باشد یعنی اگر بر اساس سازمان منطقی – عقلائی بر پا شود کار آمد خواهد بود. وجود اهداف روشن و صریح ، پست های سازمانی بصورت سلسله مراتب ، موجب تسهیل در انجام امور می گردد. همچنین وجود قدرت در پست سازمانی تا در دست افراد بر مبنای روابط غیر شخصی موجب حذف نفوذ اشخاص و پارتی بازی در واگذاری در مشاغل می گردد.وی اضافه میکند که اگرچه این ویژگیها مطلوب هستند ، ولی در کشورهایی که نظام بروکراسی در آنها مورد استفاده قرار گرفته نشان می دهد که روش بروکراسی در نیل به اهداف سازمانی دارای توانایی بالائی است . این توفیق یا امکان بر پایه استاندارد بودن امور ، اعمال کنترل روی کارکنان و رابطه با انجام وظایف و مسئولیتها است . جلوگیری از قدرت دلخواه و خارج از ضوابط ، و ایحاد تغییر در مهارتهای کارکنان از طریق آموزش ، تقسیم کار و تخصصی کردن آن ، برقراری سلسله مراتب اداری درست ، و اطمینان از وجود ارتباطات صحیح بین مقامات و کارکنان از ویژگیهای مثبت بروکراسی است.
دفت از جمله صاحبنظرانی است که به کاربرد نظام بروکراسی در سازمانها اداری و خدماتی با دید مثبت نگاهی کرده است . اعتقاد وی این است که اهداف اصلی وجود مقررات و رویه های بوروکراتیک استاندارد کردن و کنترل رفتار در سطح سازمان بصورت افقی وعمودی رخ می دهد ، و این نقش مقررات رویه و خط ومشی هاست که آنهارا منظم کند ، دفت به این اقدام " کنترل بروکراتیک" نام داده است.
بروکراسی ار حهت منفی
وقتی پدیده ای از جهت منفی بررسی می شود منظور این است که به آثار نامطلوب آن پدیده توجه شود. به زبان دیگر وقتی موضوعی را با بدبینی بررسی می کنیم توجه ما معطوف به معرفی جنبه منفی آن قضیه است ، در اینجا نظر برخی از دانشمندان را که به بروکراسی با نظر منفی نگاه میکنند را بررسی می کنیم:
کارل مارکس : ضمن بررسی بروکراسی ضمن اظهار نظر و بررسی عقاید جورج هگل فیلسوف آلمانی در این مورد بیان میکند . از نظر هگل بروکراسی در واقع پلی است که بین دولت و حامعه واسطه می شود . به نظر این دانشمند جامعه متشکل از گروههایی است با منافعی مختلف و دولت حافظ منافع مشترک عموم افراد حامعه است . بروکراسی وسیله ای است که توسط آن گروه ها تبدیل به منافع مشترک عمومی می شود. مارکس با توجه به اینکه اساس تجزیه و تحلیل هگل را از بروکراسی قبول می کند نظریه هگل را دراین مورد که دولت نماینده منافع مشترک عموم است را رد می کندو می گوید که :" دولت حافظ منافع اختصاصی طبقه حاکمه است ، بروکراسی به خودی خود گروه خاصی تشکیل مکی دهد ، البته نمی توان آن را به عنوان طبقه ای خاص از افراد جامعه محسوب داشت ،بلکه موجودیت بروکراسی خود عاملی جهت اختلاف در طبقات در طبقات جامعه می شود. وظیفه بروکراسی حفظ وضع موجود و امتیازات گره خاص است . بروکراسی خود عاملی جهت آماده کردن مردم به حالت بیگانگی و بی تفاوتی در جامعه است به هر حال شاید از همین چند جمله تا حدودی به نظرات کارل مارکس بیانگذار مکتب سوسیالیزم پی برده باشیم ولی نباید از خاطر دور داشت که نظریات او را نمی توان بدون توجه به کل عقاید او دریافت از این لحاظ عقاید مارکس در بروکراسی مشمول همان ایراداتی می شود که به مجموع فلسفه اجنماعی او وارد است.
اجرای بروکراسی اغلب به قیمت پدید آمدن جنبه های منفی بروکراسی شده که بطور ذاتی در چارچوب و نظام بروکراسی وجود دارد.
کریس آرجریس می گوید:
" سارمانهای رسمی ممکن است ساختارهای خود را ، ناخواسته به گونه ای طرح ریزی کنند که عواملی مانند عدم بهره دهی ، عملکرد نادرست و فعالیتهایی که منجر به هدر رفتن نیروها می شود رادر تمام سطوح سازمانی ایجاد کرده و در نتیجه ، باعث به وجود آمدن قوانین خشک سازمان ، سرکشی و تمرد ، همراه با عدم تصمیم گیری موثر بشود . به طور خلاصه ، سازمانها به گونه ای نا خواسته و شاید ندانسته ، تمایل دارند تا ساختار خود را به سوی عدم کارائی و عده سازماندهی سوق دهند...."
تامپسون عملکردهای نادرست را آسیب پذیری بروکراسی میداند و به عنوان یک فرض ، به آن اشاره می کند. او در توضیح بیشتر ، اشاره دارد که جنبه های منفی، در اثر رفتار بروکراسی نادرست پدید می آید .
از جمله مهم ترین جنبه های منفی موجود در این مجموعه می توان از خشکی مقررات ، جمود شخصیت ، جابجایی اهداف ، محدودیت در طبقه بندیها ،محدودیت در پذیرش ، خود محوری مقام خواهی ، هزینه های زیاد برای کنترل و نظارت ، اضطراب و نگرانی و....را نام براد
مارشال دیمک و میشل کروزیر را نیز می توان از جمله دانشمندانی محسوب نمود که بورکراسی را از دید منفی می نگریستند ، زیرا به عقیده آنان بروکراسی در واقع به مفهوم عدم کارایی اطلاق می گردید. بعلاوه کروزیر معتقد است بروکراسی سازمانی است که قادر نیست اشتباهات خود را تشخیص دهد و رفتار خود را اصلاح کند ، بورکراتها از مقررات سازمان به نفع خود استفاده می کنند و همین نفع افراد باعث حفظ وضع موجود می گردد.
بروکراسی از دید بیطرفانه
عقاید مارکس وبر در باره بروکراسی شاید گویا ترین نظزیاتی باشد که پدیده بروکراسی را با بیطرفی توضیح داده است . برای اینکه عقاید "وبر" را درباره بروکراسی تا حدی عمیق تجزیه وتحلیل کنیم لازم است از نظریات اساسی او در باره تسلط و اعمال قدرت آگاهی داشته باشیم ، زیرا بر مبنای نوع مشروع بودن اعمال قدرت نوع بروکراسی مشخص می شود . منظور از مشروع بودن اعمال قدرت این است که حاکم یا شخصی که نظریات خود را بر دیگران اعمال میکند معتقد باشد که حق این کار را دارد و پیروان او نیز اعتقاد داشته باشند که موظف به فرمانبرداری اجتماعی آن جامعه است.
بررسی نطرات چند تن از پیشروان علم مدیریت در باره بروکراسی
اتزیونی معتقد است که خصوصیات ساخت عقلایی، از جمله ویژگی های نگرش بروکراسی است:
- تداوم در اجرای مقررات ودستورالعمل ها موجب پایداری آنها و نهایتا" در تحکیم نظام اداری سازمانها موثر واقع مشود . وجود قوانین ، رویه ، مقررات ، دستورالعمل ها و... موجب می شود تا برای هر مسئله یا موردی خاص نیازی به یافتن راه حل خاص نباشد.و بدین وسیله در کوشش های سازمان صرفه جویی بعمل می آید . بعلاوه ، وجود این امور در جریان ضبط و ربط موارد گوناگون موازین واحد وبرابر به سازمان عرضه میکند . بنابراین ، اگر قرار باشد با هر یک از مراجعین به صورت حالت یا منفرد یا خاص رفتار شود ، وجود مزایایی که بدانها اشاره کردیم نا ممکن خواهد بود .
- ایجاد زمینه برای رقابت موجب می شود تا با تقسیم کار و تخصیص وظایف حدود امور مربوط به هر شخص و مسئولیت ها معین گردد. از طرفی برای اجرای این باید افراد متعهد به سازمان با اختیارات لازم تعیین شوند ، و تمهیدات لازم جهت انجام وظایف محوله بر اساس دستورالعمل ها ومقررات بکار گرفته شوند. بنابر این هر عضو نه تنها باید کار خود را بشناسد و وسائل به انجام رساندن آن را در اختیار داشته با شد که این نیز به نوبه خود متضمن توانایی مسلط شدن بر دیگران است ، بلکه باید از حدود شغل ؛ اختیارات و قدرت خویش آگاه گردد تا در وظایف دیگران مداخله نکند و صورت بندی و یا ساختار سازمان دگرگون نشود.
- در نظام بروکراسی اصل بر این است که اعضای هئیت اداری و بعبارت دیگر مدیران سازمان باید کاملا" از مالکان وسائل تولید با صاحبان دستگاه اداری جدا باشند. در واقع ، آنچه به سازمان تعلق دارد و در داخل ادارت از آن استفاده می شود باید از ما به ملک شخصی کارمندان ماکلا" منفک باشند. این جدائی موجب می شودتا کارکنان سازمانهای بوروکراتیک از مداخله و مزاحمت و توقعات مقامات یا افراد غیر سازمانی مصون بمانند.
- مقررات و دستورالعمل ها باید مدون باشند . وبر این امر را نه نتها موجب راهنمائی کارکنان می داند ، بلکه اعتقاد دارد که تدوین مقررات موجب می گردد تا اعضای سازمان تصمیمات خود را بر مبنای دستورات و رویه های یکسان اتخاذ کنند . همچنین وجود اصل سلسه مراتب ادرای موجب برقراری نظارت و سرپرستی در سازمان میگردد، و پیروی از اصول و مقررات سازمان به دست حوادث سپرده نمی شود.
ارائه شش ویژگی سازمانی پرداخت که به موجب اطمینان در عملیات کارآور موسسات دولتی و بخش خصوصی خواهد شد، و متوجه شد که این ویژگیها را می توان در سازمانهای بوروکراتیک موفق مشاهده نمود.
|
بروکراسی |
پایگاه مشروع قدرت |
|
1- مقررات و رویه ها 2- تخصص و تقسیم کار 3- سلسله مراتب 4- کارکنان فنی واجد شرایط 5- جدائی پست ها و صاحبان سازمانها 6- ارتباطات مدون و مستند |
7- عقلائی- قانونی 8- سنتی 9- کاریزماتیک |
ابعاد یا ویژگی های بروکراسی و پایگاه قدرت
دفت می گوید که اگر چه امروزه استفاده از بروکراسی ویژگی های آن را در حد زیاد و بطور وسیع انتقاد شده است ،معذلک وجود کنترل عقلائی در کارها توسط وبر مطرح شده فکر قابل ملاحظه و یک شکل سازمانی جدید است . بروکراسی با خود مزایای بسیاری را به همراه آورده ازقبیل جلوگیری از طرفداری از خویشاوندان ، آشنایان و نفوذ ارتباطات خانوادگی و... که ناعادلانه است
دفت شش ویژگی بروکراسی را اینطور توصیف میکند : مقررات و رویه های استاندارد موجب میشوند تا فعالیتهای سازمانی به روش روتین یا یکنواخت و قابل پیش بینی انجام پذیرند، وظایف تخصصی باعث میگردند تا هر شاغل از مسئولیت و کارهای خود تصویر روشنی داشته باشد وجود سلسله مراتب اهرمی برای سرپرستی و کنترل امور است . داشتن شرایط لازم جهت استخدام موجب می شود تا از نقش و نفوذ دوستان ، وابسگی های فامیلی ، و طرفداری از خویشاوندان تا حدودی زیادی کاهش یابد و قدرت در پست های سازمانی قرار گیرد تا دردست افرادی که آنها را احراز می کنند، به طور خلاصه شکل سازمانی مبتنی بر منطق و عقل بر اساس ویژگیهای بروکراسی وبر در جهت منفعت سازمان و جامعه خواهد بود.
مورگان دیدگاهش از بروکراسی بدین گونه است که دارای اشکال مختلف است که از حالت خیلی خشک و کاملا" سلسله مراتبی تا حالت شبکه ای تغییر می یابد . وی برای تشریح نظرش به شش مدل سازمانی با توجه به تفاوتهای ساختاری آنها اشاره کرده است که ذیلا" شمای مدلها را ارائه داده ایم:
|
مدل1 |
مدل 2 |
مدل3 |
مدل4 |
مدل5 |
مدل6 |
|
بروکراسی غیرقابل انعطاف |
بروکراسی با مدیریت مدیرا ارشد |
بروکراسی بامدیریت مدیران سطح میانی |
ساختار سازمان بصورت ماتریسی |
سازمان بصورت تیمهای درگیر پروژه |
سازمان بصورت شبکه ای |
|
شبکه پویا مکانیکی / بوروکراتیک ( سازمان یافته برای تغییر) (سازمان یافته برای ثبات) | |||||
مورگان استدلالس این است که سازمانها با توجه به طبیعت فعالیت و وظایفشان یکی از شش مدل بالا را بکار می برند. ترتیب و نظم این مدلها به این صورت است که مدل یک ، نشان دهنده سیستم سنتی هرم مانند سازمان است که فقط توسط بالاترین نفر سازمان اداره و تصمیم گیری می شود . در این مدل مشارکت کارکنان ( در هر سطحی) صرفا" اتلاف وقت است و ندرتا" ضروری است زیرا که هر نوع حالت اقتضایی در این مدل مدیریت استاندارد شده است .
در مدل دوم سازمان با مشکلات محیطی روبرو می شود . از اینرو مدیریت اول سازمان تصمیم میگیرد تا برای اداره سازمان تیم مدیریت تشکیل دهد . در واقع مدیران سطح اول در تصمیم گیریها مشارکت خواهند داشت.
در مدل سوم ، سازمان با این مسئله مواجه می شود که تیم مدیریت به ناچار به مشارکت همه مدیراناقدام میکند ، و مدیران سطوح مختلف مشارکت خود را به افراد و گروهها و کارکنان واحد مربوطه گزارش می دهند. در این نوع ساختار سازمانی مدیران گروه ها قدرت چندانی برای ایجاد احساس تعهد و تعلق در بین کارکنان ندارند.
در مدل چهارم میبینیم که ساختار سازمان به شکل ماتریسی است ، مدیریت تصمیم گرفته است تا به واحد های وظیفه ای مانند مالی ، اداری، بازاریابی ، فروش ، تولید و تحقیق و توسعه در مقایسه با سایر واحدها مانند واحد تولید امتیاز یکسان بدهد. در است مدل هدف نهائی این است که همه گروهها یا سیستم ها دارای دو هدف هستند ، وظیفه ای و تولید.
در مدل پنجم سازمان بر اساس پروژه ساختار می یابد، و اکثر فعالیت های اصلی اش را ازطریق گروههای اختصاص یافته و درگیر با پروژه ها عمل می کند. در این نوع سازمانها ممکن است ادارات وظیفه ای وجود داشته باشند ، ولی فقط نقش پشتیبانی خواهند داشت . متخصیصن کلیدی به پروژه ها متعلق هستند ، واین شناخت در بین کارکنان ایجاد شده است که آینده سازمان به میزان تحرک و پویایی ، و نوآوری تیم هایشان بستگی دارد.
مدل ششم از لحاظ ساختار یک حالت شبکه ای و آزاد دارد . گروههای کوچک که نقش کلیدی دارند چارچوب ساختار را تشکیل می دهند . نقش این گروههای کوچک در جهت نقش گروه بزرگ سازمان است. در این قبیل سازمانها تغییر پیوسته است و گروهها در جهت تغییرات حرکت میکنند و بعلت وجود گروههای کوچک ، به نظر می رسد که سازمان از مجموعه ای سازمانهای کوچکتر و در قالب یک سازمان فعالیت می کنند.
پایگاه قدرت در بورکراسی
وبر در نظام بروکراسی سه نوع پایگاه قدرت تشخیص داده است که هر کدام دارای ویژگیهای هستند. بعلاوه وبر معتقد است که اجرای یک نظام بوروکراتیک باید بر پایه قدرتی باشد قابل قبول جامعه و مردم ، که آنرا مشروع دانسته است.
پایگاه قدرت عبارتند از :
- سنتی Traditional
- الوهبیت Charismatic
- منطقی – قانونی Rational – logal
در باره مبنای قدرت در بروکراسی ، وبر اعتقاد دارد که اعمال قدرت با استفاده یکی از سه نوع قدرت مشروع است. وی جامعه شناس و تاریخ دان تیز نگری بود که به ظهور و رشد جوامع به نقش قدرت ، تفوق و حکمفرمایی توجه کرده بود . بنابر این ، وبر در یافت بود که:
1- برای حکمرانان کسب مشروعیت یک امر اساسی است
2- سیستم اداری که به تحکیم بقا بر قدرتشان منجر گردد ضرورت دارد .
همچنین متوجه شده بود که شکل بوروکراتیک در سازمان بعنوان ابزار یا وسیله تمرکز اداری است.
و در عین حال کسانیکه بر قدرت قرار دارند باید توسط مردم و بر مبنای رعایت مقررات قانونی مورد احترام باشند . در نظام بورکراتیک اصول مبتنی بر قوانین ، مقررات ، رویه ها و دستورالعمل ها ی از قبل تعریف شده اهرم های حکمفرمایی و اداره کردن هستند.
قدرت سنتی
باوری است که اعضای سازمان در باره مدیر دارد و ا زطریق سنت ها و آداب و رسوم ایجاد می شود مانند حکومت امیران ، قبائل و سران خانواده های پدر سالاری.
در این نوع قدرت ، شایستگی درجه مشخصی ندارد ، تخصص لازمه احراز مقام نیست ، انتصاب و ترفیع نظم و ترتیبی نداردو سلسله مراتب بر پایه منطق استوار نگردیده و در واقع قدرت سنتی مبتنی بر اساس هنجارها ، ارزشها و رسومی است که بصورت سنت در آمده است.
قدرت الوهییت (کاریزما)
از دیدگاه وبر قدرتی است که از توانایی ونفوذ گذاری خاص رهبران ناشی می شود. الوهییت ( کاریزما) با همه رویه های موسسات بر اساس مدیریت سنتی ومنطقی مخالف است . وبر معتقد است که وجه اشتراک رهبران کاریزمایتک این است که همه افراد از آنان اطاعت می کنند زیرا به کیفیت فوق العاده شان اعتقاد دارند . تصور وبر از رهبر کاریزماتیک این است که او را معادل یک نابغه میداند مانند هنرمندان و رهبران فهیم در زمان رنسانس.
رهبر کاریزماتیک کسی است که دارای نبوغ و توانایی فوق العاده ای است که او را از دیگران ممتاز می کند. در واقع مبنای این توانایی فوق العاده ای این است که قدرت کاریزما " عطیه الهی " است.
دلالت بر این دارد که افراد وجود مقررات را قانونی می دانند، و مردم از آن اطاعت میکنند زیرا مبنای منطقی ، عقلائی و قانونی دارد . وبر از نظر اداره سازمانها توجهش به مدیرانی بوده است که در سازمانهای بورکراتیک بر اساس شایستگی و تخصص استوار باشند. در حقیقت ، مدیریت متکی بر قدرت زمانی رخ میدهد که کارکنان بر اساس شایستگی و توانایی و سلسله مراتب سازمانی به پستهای بالای سازمانی برسند که موجب مشروعیت می شود ، و عملیات این نوع بروکراسی بر اساس نظم و منطق سازمانی است . قدرت منطقی – قانونی بر پایه همه ویژگی هائی است که وبر در باره بروکراسی مطرح کرده است.
مطالعه مقایسه ای سازمانها
دانشمندانی علوم اجتماعی بروکراسی را از طرق گوناگون مورد مطالعه قرار میدهند.سازمانها را می توان به عنوان محموعه هایی تلقی نمود که رفتار آدمی آن در شکل می پذیرد و بنابراین، نقطه تمرکر در مطالعه سازمانها غالبا" افراد و رفتار متقابل آنان و کمتر خود بروکراسی است. از این رو ، به منظور مطالعه آثار حاصل از مباحثات گروهی بر چگونگی بر خورد و طرز تلقی کارمندان نسبت به تغییرات قریب الوقوع در ضوابط کار ، باید کارمندان یک سازمان بزرگ را بعنوان موضوع این مطالعه و تجربه مورد استفاده قرارداد.غالبا" نتایج چنین تجربیاتی نشان می دهد که مباحث و تبادل نظرها موجب کاهش مقاومت دربرابر تغییرات می گردد و به شناخت پویشهای گروهی مدد می رساند و نیز در تسهیل تغییر سازمانی موثر واقع می شود.
بروکراسی را می توان به عنوان درک ساخت سازمانها ی بزرگ نیز مورد مطالعه قرار داد.
اصطلاح ساخت سازمانی بر آن ویژگیهایی از سازمانها اطلاق می گردد که از خصلتهای اعضاء بروکراسی کاملا" جدا می باشند بخصوص ویزگیهای مربوط به توزیع موقعیت اجتماعی در سازمان را در بر نمی گیرد برای مثال می توان در باب تقسیم کار در یک سازمان ( یا در کل جامعه ) بحث نمود.
روشن است که این مفهوم بر افراد شمول نمی یابد. اگر چه سازمان سلسله مراتب اختیار می پذیرد اما از ویژگی افراد بشمار نمی رود و از آن جداست و هر چند فرد در سلسه مراتب اداری دارای عنوان سازمانی و طبقه است ، اما این تقسیم بندی فقط مناسبات موجود میان مشاغل و یا طبقات شغلی رابیان می کند که شامل تقسیم کار و یا سلسله مراتب اختیار می باشد. لازم به یادآوری است که اگرچه قوانین و مقررات بوروکراتیک بخشی از ساختار نهادی سازمان را نشکیل نمی دهند ، اما همچنان از خواص آن بشمار می روند.
ساخت سازمانها به دلایلی چند مورد توجه دانشمندان علوم اجتماعی می باشد . برخی از نظریه پردازان بویژه " دورکهایم" پیشنهاد می کند که جامعه شناسی باید بیشتر به مطالعه پدیده های غیر از رفتار فردی بپردازد، مطالعه ساخت سازمانی مبتنی بر روش دورکهایم نخست اجتماعی را در بر می گیرد که شامل خواص سازمانها ، شرکتها ، کارگزارهای دولتی و بیمارستانها می باشد. در این شیوه همچنان که بر می آید فرد مورد مطالعه قرار نمی گیرد . یکی از دلایل عمده مطالعه ساختار سازمانی یافتن به پرسشهایی است مانند:
"چه شرایطی سبب افزایش پیچیدگی اختیار ناشی از سلسله مراتب می شود؟"
" آیا قوانین و قواعد مشروح و جزء به جزء به کنترل متمرکز یاری می رساند یا موجب گسترش کنترل غیرمتمرکز می گردد؟
این گونه پرسشها معمولا" از سوی دانشجویان رشته بروکراسی مطرح می شود که غالبا" مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد ، دارای سه بعد تجزیه و تحلیلی می باشد .
بعد اول آن ، بعد نقش است ، در این سطح عمدتا" رفتار و ویژگیهای افراد در نقشهای محوله به عنوان اعضاء سازمان مورد مطالعه قرار می گیرد . مثلا" نسبت میان رضایت شغلی و تولید بیشتر.
دومین بعد ، بعد گروهی است یا بعد ساختی که در اینجا تاثیر فعالیتهای یک فرد بر رفتار افراد دیگر و به طور کلی بر پویشهای اجتماعی که بر سازمان غیررسمی گروههای کار حاکمند مورد مطالعه قرار می گیردو مثلا اگر برای بررسی این موضوع که کدام یک از گروههای کار از نوع رقابت گر یا تعاونگر از توان تولیدی بیشتری برخوردار ند. ضرورتا" باید جمع آوری شود ، زیرا آگاهی از تعداد افراد رقیب در هر گروه و چگونگی تاثیر آن در میزان بازدهی اعضاء دیگر که دارای نیروی رقابتی کمتری هستند ضروری است.
سومین بعد ، بعد سازمانی آن است که در این بعد باید توجه خود را به خصلتهای کلی سازمان معطوف کنیم و افراد و گروههای کار را از موضوع مطالعه جدا کنیم وقتی سوال می شود که از دو نوع سازمان متمرکز و غیر متمرکز کدامیک دارای عملیات کارآمد تری می باشد ، کل سازمان مورد نظر است و اعضای آن و یا انواع گروههای کار که در آن وجود دارد مورد مطالعه قرار نمی گیرند. مثلا" یک مدیر ممکن است تقسیم وظایف بر اساس هدف را بر تقسیم وظایف بر اساس مراحل کار ترجیح می دهد و یا متقاعد شود که میتواند از طریق کاهش افراد ستاد موجبات افزایش قابلیت اجرایی سازمان را فراهم آورد و در هر دو مورد مدیر با ساخت سازمانی مواجه است . بنابر این بعد سازمانی در تجزیه و تحلیل ، بر خواص سازمان رسمی متمرکز است که نوعا" بسیار گسترده است و از این رو همه اعضاء در برابر آن به کنش متقابل نمی پردازند و در بسیاری از موارد حتی یکدیگر را نمی شناسند.
تا زمانی که بسیاری از مفاهیم مورد استفاده در تجزیه و تحلیل سازمانی از طریق شخص ادراک نشده اند تعریف و توضیح دقیق آنها ضروری و از اهمیت خاصی برخوردار است .
برخی از ویژگیهای سازمانی:
نوع مطلوب بروکراسی از نظر "وبر" همچنان که میدانیم شامل عناصری مانند تقسیم کار ، تخصصی کردن امور ، سلسله مراتب اختیار ، ستاد اداری ، اشتغال و عملیات ، اصل جبران بر اساس موقعیت فرد و استفاده از قرارداد ها و موافقت نامه هایی که مسئولیتهای فردی را در برابر سازمان تعیین می کند میباشد.
در مدل وبر تصور بر این است که پاداشهای سازمانی بر اساس عملکرد تعلق می گیرند. بنابراین می توان گفت که خواص بروکراسی دارای وابستگی متقابل می باشند ، به این منظور که حضور یک خاصیت محتملا" منجر به خصوصیات دیگری می گردد. مثلا" تقسیم کار نیاز به ایجاد هماهنگی را افزایش می دهد ، از این رو سلسه مراتب اختیار گسترش پیدا میکند و برقراری رعایت ضوابط و مقررات به منظور اطمینان از انجام عملیات در همه بخشهای سازمان ضرورت می یابد واین خود وظیفه ستاد اداری است که این ضوابط و مقررات را تنظیم میکند.در هر صورت ، باید در یک نمونه از سازمانها به همبستگیهای مثبت و قطعی میان خواص بوروکراتیک دست یافت.
مطالعه ها ی مقایسه ای نشان می دهد که همه سازمانها بخردانه ، دارای آن ویژگی های بروکراسی که "وبر" آنها را لازمه عملیات کار امد می داند باشند.
دو مطالعه مقایسه ای از انواع سازمانهای کاملا" متفاوت که به طور مستقل انجام شده ، به نتایج بسیار مشابهی منجر گردیده است .
استینج کومب ، سازمان کار را در صنایع ساختمانی و در صنایع تولید انبوه ایلات متحده مورد مقابله قرار داده است ،استانلی نیز سازمانهای ساده کار را در 150 شرکت غیر صنعتی تجزیه و تحلیل نموده است . هر دو مطالعه عناصر سابق الذکر را مورد بررسی قرارداده اند و هر دو چنین نتیجه گیری کرده اند که ظاهرا" دو گروه خواص سازمانی وجود دارد، گروه اول را می توان خواص بوروکراتیک در صنایع تولید انبوه موجب عملیات عقلایی و کاهش هزینه های کار می گردند. بدین ترتیب نیز کلیت سازی " وبر" آنجا که می گوید " بوروکراتیزه شدن امور سبب افزایش کارایی می گردد." مورد تایید واقع می شود.
انتقاداز بروکراسی
با همه نقاط مثبت بروکراسی که توسط صاحبنظران مختلف ارائه گردیده است ، از دیر باز بروکراسی مخالفانی نیز داشته است که بطور اختصار به نظر چند تن اشاره خواهیم کرد.
بیشترین انتقاد که بر بروکراسی شده جابجایی اهداف سازمانی با اهداف شخصی است. این ایرادی است که " رابرت مرتون" به بروکراسی گرفته است که همانند یا همشکلی درامور زیان آور است ، چونکه انعطاف پذیری را کاهش می دهد . این ایراد و اشکال ممکن است موجب شود که کارکنان سازمانهای بوروکراتیک آنقدر به مقررات و دستورالعمل ها توجه کنند که عملا" هدف و ارائه خدمات فراموش شوند . مرتون اضافه میکند که آنچه وبر در بروکراسی ارائه داده است ممکن است نتایجی را به بار آورد که برای سازمان زیان آور باشد.
فیلپ سلزنیک جامعه شناس دیگری است که ایراد های مشابهی نظیر مرتون به بروکراسی گرفته است . به نظر سلزینک وجود تقسیم کار در سازمان بر اساس نظر وبر و ایجاد واحد های فرعی در سازمان نظیر ادارت موجب میشود تا برای خود هدفهای در نظرگیرند که به کل مقاصد سازمان مناقات داشته باشد. همچنین رفتار واقعی کارکنان اداری و بورکراتیک آنان اثر می گذارد که این دو ممکن است عملا" در تضاد قرار گیرند.
از جمله منتقدین بروکراسی "الوین گلدنر" است که می گوید وجود مقررات و قوانین نه تنها موجب رفتارهایی می شوند که غیر قابل قبول اند، بلکه باعث حداقل سطح عملکرد می شود . دراین مورد ، چنانچه اهداف سازمانی برای کارکنان روشن نباشند و نهادینه جزء رفتار نشده باشند ، بنا براین عملا" موجب تشویق بی علاقگی افراد می گردند.
بطور اختصار ، از دیدگاه بعضی از دانشمندان ، امروزه تعدادی از سازمانهای بزرگ اداری- خدماتی موفق جهان با بگارگیری نظام بروکراسی اثر بخش اداره می شوند. خصوصا" در جوامع که وجود روابط شخصی ، نفوذ فامیلی و پارتی بازی قوی است ، راه جلوگیری از این قبیل مشکلات ، برقراری مقررات ، رویه ها ، دستورالعمل ها ، شرح وظایف و تعیین حدود مسئولیت است .
اما باید توجه داشت که نیل به این اصول کار ساده ای نیست و به افراد واجد شرایط ، کارشناسان بهبود روشهاو سازمان و تشکیلات و آگاه به امور و مقررات و قوانین نیاز است.
در این مورد متاسفانه در سازمانهای جامعه ما تعداد کارشناسانی با این ویژگی ها بسیار اندک است که همتی والا می خواهد تا به تامین کادر مجهز و مطلع بهبود روشها اقدام شود و سپس برنامه ای جامع در جهت ساماندهی نظام اداری و خدمات عمومی جامعه عمل شود.
سازمانها ی نوین ، ساختارهایی هستند که از بسیاری عناصر وابسته به یکدیگر تشکیل یافته اند و آن نظریه سازمانی که بتواند دلایلی گوناگونی ویژگیهای سازمانها را توضیح دهد باید ابتداء به شناخت مناسبات میان ویژگی های سازمانی و همچنین ادراک آن روند های اجتماعی که موجب ایحاد این پیوستگیها گردیده اند دست یابد و تنها از طریق مقایسه سیستماتیک تعداد کثیری سازمان می توان مناسبات متقابل یپچیده ای را که ساخت رسمی آنها را مشخص میکند تعین کرد.
اما روش مطالعه مقایسه ای فاقد اطلاعات همه جانبه در باره روند های درونی مورد نیاز برای توضیح این مناسبات است و مطالعه قضایای اداری مناسبترین روش برای فراهم آوردن چنین اطلاعاتی است و نیز مناسبترین روش برای انجام پژوهشهای ژرف و عمیق در باب قضایای کجرو وتعیین موارد متعارض با گرایش مسلط در سازمان می باشد.
از این رو تحقیقاتی که تا چندی پیش در مورد سازمان ها انجام می یافت ، روش مطالعه قضایای اداری مورد استفاده قرار می گرفت ، اما این روش با همه سودمندی خود ، بسیاری از پرسشهای نظریه پردازان سازمانی را بدون پاسخ باقی می گذاشت .از این طریق بتوان به جمع آوری اطلاعات تجربی مهمی که تا کنون قابل حصول نبوده اند دست یافت.
